Hvorfor tøver kommuner med at gå all in på LinkedIn?

Hvorfor skal kommuner på LinkedIn? Det skal de, fordi det er en oplagt kanal til at fortælle, hvor attraktiv kommunen er over for borgere, virksomheder og medarbejdere.

Hvis man tager et nærmere kig på mange af de kommuner, der har taget skridtet og oprettet en side på LinkedIn, så har de ikke så meget på hylderne. Og det er ærgerligt.

Der er dem, som traditionelt satser på LinkedIn som jobportal, og så er der dem, som endnu kun har oprettet siden med meget få oplysninger, som f.eks. Rødovre , Solrød, Høje-Taastrup, Roskilde Kommune og Aarhus Kommune. Midt imellem er der da heldigvis et par lyspunkter.

Én side for hver kommune eller forvaltning?

Hvor Aarhus Kommune ikke satser på at skabe indhold til den fælles indgang for kommunen, så er det i stedet de enkelte forvaltninger, som kommunikerer uafhængigt af hinanden. På den ene side giver det målrettet information for dem, der vælger at følge siden om f.eks. Børn og Unge. Ulempen er dog, at det underminerer helheldsopfattelsen af kommunen som én kommune – én arbejdsplads – ligesom at det heller ikke understøtter en fælles kultur og korpsånd i kommunen. Den samme prioritering gælder i Svendborg Kommune, som kommunikerer målrettet om kommunale renoveringsprojekter.

Hvad kan kommunerne på LinkedIn?

Ifølge en undersøgelse blandt Køge Kommunes borgere er lokalaviser og hjemmeside de vigtigste kilder til information. Men de gode historier kan også synliggøres via LinkedIn, som netop også når dem, der ikke bor i kommunen og derfor ikke følger  med i de lokale medier.

Fordelen ved at kommunikere via LinkedIn er, at kommunerne kan:

• Tiltrække borgere til kommunen ved at vise, at kommunen er et attraktivt sted at bo. I dag sker det nok oftest via kommunens side på Facebook.
• Tiltrække virksomheder til kommunen ved at vise, hvad kommunen gør for at sikre et gunstigt erhvervsklima. Silkeborg Kommune kommunikerer bl.a. historier om ny kommunal app til at finde erhvervsgrunde, nyt til iværksættere og video der fortæller om kommunens nye erhvervsstrategi.
• Tiltrække kompetente medarbejdere – ikke kun med gengivelse af kommunens jobannoncer men også med levende og personlige beretninger fra medarbejdernes hverdag i kommunen – efter princippet ”show it don’t tell it”. Køge Kommune prøver at gøre det ved at fortælle om Køges særlige ledelsesgrundlag og resultatet af medarbejdertilfredshedsundersøgelsen, men endnu er kommunikationen ikke personlig og nærværende.
• Give medarbejderne mulighed for at vise, hvor stolte de er over at arbejde i kommunen. Der er ikke mange andre steder, hvor medarbejderne kan gøre det i et professionelt forum som LinkedIn. Det gør de f.eks. i Esbjerg Kommune og i Kolding Kommune med fokus på hhv. vækststrategi 2020 og valget som årets praktiksted.
• Give borgerne/virksomhederne rådgivning ved at synliggøre eksisterende indhold fra kommunens hjemmeside, som det f.eks. er tilfældet i Ikast-Brande Kommune, hvor følgerne bl.a. kan blive klogere på dagpengereformens konsekvenser for virksomheder og få et telefonnummer til den digitale hotline, som borgerne kan kontakte for hjælp.

Mange private virksomheder er allerede på LinkedIn. Med omkring 1,7 million danskere på LinkedIn, synes det at være oplagt at bruge kanalens potentiale til at kommunikere kommunerne ud til potentielle og eksisterende medarbejdere, virksomheder og borgere.

Læs desuden Når medarbejdernes engagement rykker ud på LinkedIn og Hvilke sociale medier bruger danskerne (opdateret september 2014).

Kommentarer?

Du er velkommen til at skrive kommentarer nedenunder – også hvis du kender til en kommune, som gør det godt på LinkedIn.

Luk kunder og borgere ind i den interne kommunikation

Mange kommuner og private virksomheder har som mål at sætte kunder og borgere i centrum. Det bør også afspejle sig i den strategiske interne kommunikation.
Foto: morguefile.com

Når den interne kommunikation lukker sig om sig selv og bliver for introvert, risikerer den at lukke omverdenen ude. Og det er næppe en god idé, fordi det er omverdenen, de fleste organisationer lever af. Mange kommuner og private virksomheder har som mål at sætte kunder og borgere i centrum. Det bør også afspejle sig i den strategiske interne kommunikation.

Ikke alle medarbejdere har kundekontakt

Det er en fordel, hvis medarbejderne i den interne kommunikation får at vide, hvad kunder og borgere siger og tænker. Det er især en fordel for de medarbejdere, som ikke har daglig kontakt til kunderne. Udover at være med til at skabe strategisk fokus på kunder/borgere i den interne kommunikation kan det være med til at skabe overensstemmelse mellem den interne og eksterne fortælling. For der skal selvfølgelig være overensstemmelse mellem, hvordan organisationen taler om kunder og borgere internt som eksternt.

Man skal ikke undervurdere den positive effekt, som det har på troværdigheden – at der er overensstemmelse imellem budskaberne.

7 tips til at lukke omverdenen ind:

• Viderebring gode oplevelser fra kunderne, som anerkender den enkelte medarbejders indsats samtidig med, at medarbejderne kommer til at virke som rollemodel, som andre bliver inspireret til at følge.
• Viderebring de dårlige oplevelser fra kunder og borgere – men gør det på en konstruktiv måde uden at hænge medarbejdere ud men i stedet at vise vejen frem i forhold til at tackle en lignende situation fremover. God kommunikation og håndtering af klager kan ifølge undersøgelser skabe mere tilfredse, loyale borgere i forhold til de, der ikke er utilfredse.
• Giv kunder og borgere status i organisationen og inddrag dem, hvor det giver mening. Synliggør dem f.eks. når de kommer med idéer og bliver inddraget i innovation af processer etc.
• Sørg for at ledelsen i interviews har kunde-/borgervinklen med. For hvis de ikke lever strategien, så forplanter det sig heller ikke videre ned i organisationen. Lederen er nøglen til god kommunikation
• Hver gang nye beslutninger og projekter formidles i den interne kommunikation indgår kunde-/borgervinklen som et fast element som et svar på: ”Hvad betyder det for kunden/borgeren?”.
• Hvis organisationen er på facebook, så gør aktiviteten synlig i den interne kommunikation, f.eks. ved at vise kommentarflowet på intranettet. I den forbindelse giver det også mening, at resten af medarbejderne er klar over, hvad organisationen svarer på kommentarer og spørgsmål stillet på facebook.
• Ligesom nogle virksomheder viser deres aktiekurs på forsiden af intranettet, kan man vælge at synliggøre kundefokus i form af f.eks. en løbende måling af udviklingen i antal tilfredse kunder og borgere eller i udvikling af antal af kunder – nye som eksisterende.

Se desuden tidligere blogindlæg om, hvordan du kan øge indsigten blandt medarbejderne i organisationens forskellige arbejdsområder, så det skaber fællesskab i organisationen og grundlag for at være innovative til gavn for kunder og borgere. Al ekstern kommunikation starter som bekendt internt. Man kunne fristes til at tilføje: Al intern kommunikation starter eksternt.

“Hvis du kigger indad i din virksomhed, vender du røven til markedet” Viggo Axelsen, Beierholm

Hvis du har ideer til, hvordan man kan lukke omverdenen ind i den interne kommunikation, så er du velkommen til at kommentere nedenunder.

Lederen – den vigtigste forandringsagent

Hvis medarbejderne oplever mangel på lederskab – med ledere, der ikke viser vejen, ikke fungerer som rollemodeller og ikke involverer medarbejderne, bliver forandringen højst sandsynligt ikke forankret i organisationen Foto: jorgencarling fra morguefile.com

Når en organisation går nye veje med en nye strategi eller en ny organisationsstruktur, har ledelsen en vigtig rolle som forandringsagenter. De skal vise vejen samtidig med, at de besvarer spørgsmålet fra medarbejderne: What’s in it for me?

Det er den nærmeste leder, der er bedst til at svare på spørgsmålet. Den øverste ledelse kan ikke give svaret – det er de for langt væk fra den enkelte medarbejders hverdag til. De har en anden rolle i forhold til at skabe en brændende platform og en legitimitet i hele organisationen. De skal sikre, at forandringsprocessen har højeste prioritet og ”overruler” de forskellige lokale dagsordener, der typisk kæmper om fokus i en organisation.

Lederen går foran – og lytter imens

Når den øverste ledelse og mellemlederne går foran og kommunikerer forandringer, skal der være plads til, at medarbejderne kan dele deres bekymringer, stille spørgsmål og komme med ideer – og lige så vigtigt er det, at ledelsen lytter og hurtigt følger op med svar, der tager afsæt i en ligeværdig dialog.

I og med at lederne går foran, skal de naturligvis også være bevidst om, at de er vigtige forandringsagenter og rollemodeller. De skal ”walk the talk”.

Lederne skal være klædt på til at engagere

Hvis lederne ikke selv er overbeviste om baggrunden for forandringen og måden den implementeres på i organisationen, bliver det svært for lederen at overbevise sine nærmeste medarbejdere. Derfor er det også nødvendigt, at der i forandringsprojekter bliver sat ressourcer af til at klæde lederne ordentligt på, på samme måde som lederne skal klæde deres medarbejdere på. Lederne skal også vide: What’s in it for me og drøfte bekymringer og ideer med deres ledelse.

Lederne skal synliggøre fremgang og anerkende

Udover at starte forandringsprocessen er lederne garant for at sikre momentum. De skal kommunikere hele vejen igennem forandringsprocessen. Ud fra de milepæle, som der er sat op for det enkelte forandringsprojekt, kan lederne holde forandringsprocessen på sporet ved at fastholde en høj prioritet. Udover at lederne skal undgå radiotavshed – om hvor langt organisationen er med forandringsprocessen – er det nødvendigt, at ledelsen synliggør og fejrer medarbejderne, hver gang de er nået et mål/en milepæl.

Mangel på lederskab desillusionerer medarbejdere

Hvis medarbejderne oplever mangel på lederskab – med ledere, der ikke viser vejen, ikke fungerer som rollemodeller og ikke involverer medarbejderne, bliver forandringen højst sandsynligt ikke forankret i organisationen. Tværtimod kan organisationen ende op med medarbejdere, som er desillusioneret og ikke længere har tillid til ledelsen. Det kan føre til, at kompetente medarbejdere søger væk fra organisationen.

På den måde kan en dårlig forandringsproces få alvorlige konsekvenser for fastholdelse og tiltrækning af kompetente medarbejdere. Ridserne i lakken kan være svære at polere op. Om ikke andet er det noget, der tager tid.

Hvis du har ideer til hvordan ledere kan fungere som forandringsagenter og sikre en god proces, så er du velkommen til at kommentere nedenunder.

Sæt ansigt på virksomheden – også uden for arbejdstid

Medarbejdere af kød og blod tilsat en løbetrøje med et sjovt budskab bidrager positivt til vores opfattelse af de virksomheder, som de er så stolte af at være en del af, at de også viser det uden for arbejdstiden.

DHL-stafetten er et udstillingsvindue af telte og løbetrøjer med virksomhedsnavne og mulighed for at synliggøre sin virksomhed og måske endda ændre oplevelsen af virksomheden blandt de andre løbere. Foto: Morguefile.com

At kunne sætte ansigt på en virksomhed er vigtigt for vores opfattelse af virksomheden. For vi sætter ofte lighedstegn mellem dem vi kender og møder og den virksomhed, de arbejder i. Virksomheden får personlighed og smelter sammen med medarbejdernes personlighed og spiller ind, om vi har tillid til virksomheden eller ej.

Selv om vi er en nation af netværkere med 1,5 million danskere på LinkedIn så når det personlige netværk næppe ud til alle virksomheder. Alligevel er vi ikke sene til at danne en mening. Se bare diverse undersøgelser, som viser hvilke virksomheder og organisationer, der er mest og mindst populære.

Derfor bliver der også gjort en stor indsats for at sætte ansigt på virksomheden. På virksomhedernes rekrutteringssites og på deres virksomhedsside på LinkedIn, bliver det bl.a. gjort via medarbejderportrætter og fokus på bløde værdier.         

Værdierne er i højsædet – også hos TDC, som lister dem op som ”10 ting du ikke vidste om TDC” – hvor vi bl.a. får indsigt i, at TDC-fædre krammer mere, da 70 procent af de nybagte fædre i TDC benyttede tager ekstra 10 ugers betalt fædreorlov, at medarbejderne kan bruge 8 arbejdstimer om året på socialt frivilligt arbejde samt at 75 procent af TDC’s medarbejdere synes, at det er vigtigt, at TDC har et særligt ansvar for at engagere sig i samfundet omkring os.

 

Medarbejdere med gode ben og humor på løbetrøjen

Især uden for arbejdstid kan virksomhederne via deres medarbejdere være med til at rykke positivt ved omdømmet. Bl.a. er DHL-stafetten et udstillingsvindue af telte og løbetrøjer med mulighed for at synliggøre sin virksomhed og måske endda ændre oplevelsen af virksomheden blandt de andre løbere. Det sker med humoristiske og selvbekræftende budskaber på løbetrøjen.

Og hvem vil ikke være medarbejder i en virksomhed, der har overskud til at være selvironisk og have humor, samtidig med at stoltheden springer i øjnene.

Employerbranding.dk har lavet en hitliste over de bedste T-shirt budskaber fra DHL-stafetten 2014, hvor bl.a. Politiet, Danske Bank, PWC, Codan og Q8 ligger i top 10 med budskaber som f.eks.: Jeg løber for [fra] Politiet og MobilePay Send penge – Lige så nemt som at sende stafetten videre.

Fælles for dem er, at det er virksomheder/organisationer, som vi alle sammen har en mening om – måske ikke altid lige positiv – og her kan et menneske i kød og blod med et sjovt budskab på trøjen bløde lidt op på fordommene. I top 10 er der også virksomheder, som måske ikke er så kendte, men som bruger DHL-stafetten til at skabe synlighed.

Klip fra Codans side på LinkedIn, hvor de nævner placeringen af deres t-shirt-budskab:

 

Det er ikke til at komme udenom. DHL-stafetten og andre folkelige sportsbegivenheder er et oplagt forum for at vise, hvem virksomheden er i kød og blod.

 

Har du andre ideer til, hvordan virksomhederne kan sætte ansigt på sig selv, så skriv dem nedenunder.

 

 

 

 

Tag medarbejderne op i helikopteren og kommuniker fællesskab

Kommunikation kan være med til at styrke fællesskabet f.eks. ved at lade medarbejderne tage en tur op i helikopteren og se det hele lidt fra oven.

De fleste kender deres egen afdelings mål, og hvordan det bidrager til det fælles mål. Men kendskabet er som regel mindre, når det gælder andre dele af organisationen og deres bidrag. Et manglende kendskab kan hæmme innovation og være med til at give næring til fordomme, som de enkelte afdelinger kan have om hinanden.

Sikrer en god oplevelse for kunder og borgere

Uanset om man ønsker at sikre en god oplevelse for kunderne i en virksomhed eller for borgerne i en kommune, så er et stærkt fællesskab blandt medarbejderne i en organisation afgørende for at sikre den bedste service og de bedste produkter. Udgangspunktet er, at afdelingerne bidrager med input fra hver deres sted i organisationen, og at afdelingerne er loyale over for hinandens bidrag til det samlede mål. Ved at medarbejderne er loyale kolleger, undgår man “the blame game”, hvis medarbejdere i frontlinjen bliver mødt af kritik fra kunder eller borgere.

Indsigt gavner innovationsevnen

Kommunikation kan være med til at styrke fællesskabet f.eks. ved at lade medarbejderne tage en tur op i helikopteren og se det hele lidt fra oven. Når man kommer op i helikopteren, er det nemmere at se, hvordan hver enkelt bidrager til det fælles mål. Og når indsigten i hinandens arbejde først er en realitet, øger det muligheden for, at medarbejderne kan skabe nye ideer på tværs af afdelinger og arbejdsområder – til glæde for medarbejdere, kunder/borgere/medlemmer og organisation.

Fra helikopteren er det nemmere at se, hvordan hver enkelt bidrager til det fælles mål. Og når indsigten i hinandens arbejde først er en realitet, øger det muligheden for, at medarbejderne kan skabe nye ideer på tværs.

7 forslag til helikopterture

• Del ideer online. Benyt f.eks. et onlineforum, hvor afdelinger kan komme med specifikke udfordringer, og alle medarbejdere kan byde ind med ideer til. Det giver medarbejdere uden for den pågældende afdeling et indblik i afdelingens opgaver og mulighed for at tænke ud af boksen, fordi der kommer nye øjne på udfordringen.
• Tour de afdeling. Lad afdelingsrepræsentanter – f.eks. lederen og en medarbejder – tage på rundtur til andre afdelinger en gang om året, når planerne for næste år skal præsenteres. Det giver mulighed for at spørge ind, og måske opstår der nye ideer eller nye samarbejder på tværs af organisationen.
• Fortæl historierne. Lad organisationens intranet fungere som kanal for historier, der gerne skulle udvide den enkelte medarbejders kendskab til ”hvad de andre laver”. Et konkret eksempel kan være en reportage, hvor en medarbejder fra en afdeling følger en medarbejder fra en anden afdeling. Det kan give nogle aha-oplevelser og nedbryde fordomme blandt de involverede og blandt læserne.
• Undgå for meget fokus på solopræstationer. Synliggør i stedet hvor samarbejdet bærer frugt i forhold til at nå organisationens mål eller at bidragene til det samlede mål sker som en lang kæde af aktiviteter – fra tegnebræt til kundernes modtagelse af f.eks. et nyt produkt eller initiativ.
• Tal fællesskabet op. Kommuniker på tværs af kanaler, at fællesskabet og samarbejdet er vigtigt for at nå de fælles mål. F.eks. er forskere ved Stanford University kommet frem til, at ordet ”together” motiverer medarbejdere
• Byt afdeling. Ved at to medarbejdere bytter afdeling i en periode, kan det både øge forståelsen imellem medarbejdere og deres områder samt være med til at opbygge et netværk, så det bliver nemmere for medarbejdere at kommunikere på tværs og se nye muligheder.
• Være social på tværs. Udover at deltage i den årlige DHL-stafet og andre traditionelle sociale arrangementer kan også mere uformelle mødepunkter i hverdagen styrke fællesskabet på tværs af afdelinger. Et eksempel er at give plads til en slags running dinner i frokostpausen, hvor man stiller et bord til rådighed i kantinen for dem, der gerne vil spise frokost med andre end de plejer.

 

 

Hvis du har flere ideer til helikopterture, der med kommunikation som brændstof kan skabe forståelse imellem afdelinger og grobund for innovation – så skriv din ide nedenunder.

God flyvetur.

Skab budskabsbærere – ikke modtagere

Passion kan ikke købes. Det handler om engagement, dialog og respekt for dem, hvis du gerne vil have, at nogen bærer dine budskaber videre. Foto: Xenia, Morguefile.com

Hvem bærer dine budskaber videre ud i verden? De engang så traditionelle modtagere skal være medtagere af budskabet – såkaldt budskabsbærere. Og det handler ikke kun om at få ”likes”, ”shares”, ”retweets” eller kommentarer i de sociale medier. Det handler i lige så høj grad om at blive en del af snakken, når mennesker mødes – ved middagsbordet, på gaden eller ved havelågen.

Passion kan ikke købes. Det handler om engagement, dialog og respekt for dem, du kommunikerer med, hvis du gerne vil have, at de bærer dine budskaber videre.

Hvem er dine budskabsbærere?

Det er en god idé at identificere din målgruppe og dine medtagere, for målgruppe og medtagere behøver ikke nødvendigvis at være identiske.

Tag eksempelvis udgangspunkt i personas. At sætte personas op kan give en effektiv kommunikation i øjenhøjde. Læs mere om brug af personas.

 Når du har identificeret hvem, du gerne vil nå ud til, er det oplagt at se, om det også matcher med dem, du når ud til i 1., 2. og 3. led. For selvom statistikken eventuelt viser, at du når ud til mange, så handler det ikke om kvantitet men kvalitet.

8 tips til at skabe historier, som din målgruppe har lyst til at tage med videre

• Slå ørerne ud: Lyt efter kritik, spørgsmål og ideer blandt dem, du ønsker at kommunikere med. Overvej at opbygge et fast panel eller en fokusgruppe.
• Skab ejerskab og engagement: Lad modtageren blive en del af budskabet som interviewperson – enten som en case eller som en, der kommenterer på budskabet i historien.
• Skab tillid: Kommunikation er ikke gratis reklame. Kom gerne de kritiske spørgsmål på forkant, når du kommunikerer,. Hvis du kommunikerer unuanceret, taber du troværdighed.
• Rette tid og sted: Vælg kanal og tilpas kommunikationen til kanalen. Det er desuden ideelt, hvis du kan hægte din historie på en aktuel debat enten i medierne eller blandt mod-/medtagerne.
• Spil med åbne kort: Gør det tydeligt, hvem der er afsender, og hvad formålet er.
• Giv en god service: Bidrag med statistik, analyse og fakta til dem, der gerne vil bag om historien og vide mere.
• Involver: Lad dine mod-/medtagere vide, at du gerne vil have deres kommentar. Hvis historien er på skrift, så skriv det til sidst i historien og svar dem, der tager dig på ordet – også selv om du har travlt. Og synliggøre når du bringer ideer fra mod-/medtagere videre, og når ideerne bliver realiseret.
• Et godt mix: Humor og positive historier kan tilføre nuancer – det samme gør fotos, som kan vise sig at være en væsentlig drivkraft for at, der er nogen, der vil være medtagere af historien/billedet i f.eks. sociale medier.

Har du andre erfaringer med at ændre modtagere til at blive budskabsbærere, så skriv gerne en kommentar.

Sæt billeder på den interne kommunikation

Brug af billeder har den fordel, at de kan være med til at forenkle svært tilgængelig information og lyse op i en endeløs informationsstrøm, ligesom det kan give den interne kommunikation et troværdigt menneskeligt ansigt.

Ord alene gør det ikke. Det ved vi, når vi taler om kommunikation til kunder og offentlighed. Men hvorfor tror vi, at medarbejdere er anderledes?

Mange organisationer har en visuel identitet, som lever eksternt i form af professionelle billeder, video og infografik, hvor der bliver kælet for det visuelle i sammenhæng med den strategiske og modtagerorienterede kommunikation. Men hvad med intranettet?

Drop visuel fast food

Selv om mange organisationer benytter intranettet som den hurtige nyhedskanal til fordel for det papirbårne medarbejdermagasin, så er ressourcerne til professionel visualisering ikke fulgt med – og det gælder både i form af tid og penge. Snarere bliver der i stor stil genbrugt billeder og hentet visuel fast food ind fra diverse digitale billedtjenester, hvor det da heldigvis kan være svært at finde lige netop det billede, som passer ind i organisationens kultur. Og når jeg skriver ”heldigvis”, er det fordi, at det viser, at organisationen har sin egen identitet – sit eget brand. Og det er værd at værne om – også i den interne kommunikation. Så kig jeres billedbibliotek igennem og se, hvordan det matcher med organisationens eksterne visuelle identitet.

Billeder engagerer på sociale medier

At der er sket en stigning i brugen af den visuelle kommunikation ses især i de sociale medier, hvor billedernes gennemslagskraft er stor (fx fylder billeder 75 procent af indholdet på facebook). Og det er en udvikling, som med fordel kan inspirere i den interne kommunikation. For brug af billeder har den fordel, at de kan være med til at forenkle svært tilgængelig information og lyse op i en endeløs informationsstrøm, ligesom det kan give den interne kommunikation et troværdigt menneskeligt ansigt.

Lad os få noget mere strategisk ”eye candy”

Overvej at tænke mere visuelt, næste gang strategien, et nyt produkt, en ny CEO eller organisatoriske forandringer skal kommunikeres. For billeder har det med at blive længere på nethinden end, hvis en tekst står alene.

Lad os få noget mere strategisk ”eye candy” i den interne kommunikation. Det giver engagerede medarbejdere til glæde for organisationen.

“Of all of our inventions for mass communication,

pictures still speak the most universally understood language”.

Walt Disney

Planlæg – og undgå trafikpropper i kommunikationen

De primære fordele ved at planlægge indholdet er en stærkere strategisk kommunikation og en øget videndeling.

Ved du hvad dine kommunikations- eller marketingkolleger har planlagt for denne måned eller for resten af året? Hvis ikke, er der en stor sandsynlighed for, at din organisation tænker de enkelte kanaler som isolerede øer. Ved at planlægge kan du skabe broer imellem øerne, så brugerne kommer den rette vej og ikke oplever trafikpropper.

Planlægning er med til at sikre kommunikativ gennemslagskraft og fælles fodslag i organisationen, når der skal leveres indhold til kanaler som f.eks. presse, web, facebook, twitter, intranet og nyhedsbreve.

6 fordele ved at planlægge indhold

De primære fordele ved at planlægge indholdet er en stærkere strategisk kommunikation og en øget videndeling. Fordelene er helt konkret, at planlægning:

• Øger effektiv brug af kanalerne – pga. tid til samtænkning og udvælgelse af relevante kanaler
• Øger videndeling, hvis kalender hænges op eller er synlig via interne online-værktøjer.
• Giver overblik over om der er strategiske huller – at det f.eks. kun er en del af strategien, der understøttes af kommunikation.
• Mindsker risiko for støj og kollidering af indhold fra forskellige interessenter i organisationen.
• Giver mulighed for at undgå huller med radiotavshed og perioder med overload af indhold.
• Synliggør vigtigheden af kommunikations rolle og værdibidrag i organisationen.

Planlægning kan ske helt simpelt med en indholdskalender – for året som helhed og for den enkelte måned, alt efter hvordan organisationen planlægger sin aktiviteter i øvrigt.

Et eksempel på en månedskalender med grafiske elementer, der er med til at lette overblikket – her vist som infografik.  Men simple excel-ark eller en tavle på væggen kan også bruges som planlægningsværktøjer.

Møde med fokus på planlægning

Ifølge CoSchedule kan et møde med planlægning af indhold på dagsordenen foregå som en tre-trinsraket – først med en fælles brainstorm af deltagernes ideer til indhold. Dernæst en udforskning af ideerne i forhold til strategi etc. Til sidst er det redaktøren eller den presseansvarlige, der tager over med planlægning og fordeling af opgaverne, så ideerne bliver til strategisk indhold.

Så selv om verdenen ændrer sig, og flere taler om, at strategier der rækker længere ud i fremtiden hurtigt bliver forældet, giver planlægning stadig god mening.

 

Drop de vandtætte skotter mellem intern og ekstern kommunikation

Der er vist næppe mange, som tror, at det der bliver kommunikeret indadtil i organisationen ikke også finder vej til kunder, medlemmer, medier og andre interessenter. Det er derfor helt nødvendigt at tale med én stemme og tænke på tværs af kanaler og målgrupper, når kommunikationen planlægges og eksekveres. Og det gælder både kommunikation, der kan planlægges i god tid, og kommunikation, hvor negativ omtale blandt kunder eller i pressen kræver handling her og nu.

Konsistent kommunikation giver troværdighed
Fordelene ved at droppe de vandtætte skotter mellem intern og ekstern kommunikation giver:

• gennemtænkt kommunikation, fordi alle kanaler og målgrupper tænkes ind fra starten, så kommunikationen af en sag f.eks. ikke starter op som kundekommunikation for senere at finde ud af, at hov, vi skal også have det formidlet til medarbejderne og til pressen
• konsistens i budskaberne til de forskellige målgrupper. I en virkelighed, hvor der er stadig stigende krav om gennemsigtighed, er det vigtigt, at der er overensstemmelse mellem, hvad man kommunikerer internt og eksternt. Det er grundlaget for en troværdig kommunikation
• timing i de forskellige kanaler. Det mindsker risikoen for, at noget bliver kommunikeret til en gruppe, uden at andre vigtige grupper er orienteret
• effektiv udnyttelse af ressourcerne. Ved at det er den samme kommunikator, der står for kommunikationen af en sag til alle relevante målgrupper og kanaler undgår man at ”opfinde for mange dybe tallerkener”, som hvis det er flere kommunikatorer, der skal kommunikere til de målgrupper, som de hver især arbejder med.

Det handler om at tænke i helheder på tværs af målgrupper og kanaler og give de personer, der kommunikerer en bedre forståelse af virksomhedens forskellige målgrupper. For den interne kommunikationsspecialist kan det bringe kunderne tættere på og bidrage til et øget kundefokus i den interne kommunikation.

Byd siloerne ned, drop de vandtætte skotter og tal med én stemme.

Slip papegøjen løs på alle kommunikationskanaler

Normalt har papegøjekommunikation et dårligt ry. Men der er faktisk potentiale i at bruge principperne bag papegøjekommunikation til at få indhold ud i så mange kommunikationskanaler som muligt.

Hvordan skal indholdet distribueres?

Med de sociale medier er antallet af kommunikationskanaler nærmest eksploderet. Og det åbner muligheder for at komme ud til flere med virksomhedens indhold og budskaber. Så i stedet for at skrive til én kanal, giver det god mening at tænke hele viften af kanaler ind allerede i idéfasen – og det gælder både i den eksterne og interne kommunikation.

Der er flere fordele:

• God udnyttelse af samme indhold, da man mindsker risikoen for, at godt indhold går tabt i informationsstrømmen, som der kan være en risiko for, hvis man kun satser på få kanaler. Informationsstrømmen er stigende, hvilket tal fra Netcraft er et bevis på – i april i år var der 958 millioner sites, hvilket er en stigning på 39 millioner i forhold til måneden før.
• Større gennemslagskraft, da målgrupperne mødes af samme indhold i flere kanaler.
• Mere effektiv arbejdsgang, da man undgår at skulle opfinde alt for mange dybe tallerkener, som det vil kræve, hvis indhold skal udformes fra bunden af, hver gang det skal kommunikeres til en ny kanal.

Nu er det ikke sådan, at man blot kan sætte automatpiloten til og kommunikere på samme måde i alle kanaler. De forskellige kanaler er karakteriseret af at kommunikere til forskellige målgrupper og med forskellige virkemidler. Hvordan det bedst giver mening, kan man forsøge sig frem med, ligesom man også kan bruge det input og engagement, der kommer fra brugerne på de sociale medier til at få indholdet til at leve længere.

Uanset at papegøjekommunikation oprindelig kendetegner politikere, der under pres blot gentager det samme svar uanset spørgsmål, så kan papegøjekommunikation bruges mere positivt til at sikre at virksomhedens budskaber og indhold effektivt kommer ud til flere, dér hvor de forskellige målgrupper er.

”Content is king, but distribution is queen”